Cualquier sociedad o asociación en Colombia que se reconozca oficialmente tiene por obligación realizar asambleas ordinarias periódicamente para la buena gestión y continuidad de la misma.
En la sexta temporada de la serie del podcast de PHR en Spotify, durante el nuevo episodio 91 de #PodcastPHR invitamos a Susana Gómez, del área de Derecho Corporativo y Fusiones y Adquisiciones, y a María Alejandra Medina, del área de Derecho Corporativo, Cambiario y Fusiones y Adquisiciones, para platicar acerca de las Asambleas ordinarias: guía para los administradores.
Durante este episodio se creó un espacio altamente informativo donde se detallaron los aspectos esenciales que los administradores y directivos deben tener en cuenta para la organización y realización de estas reuniones. Y, a lo largo de la discusión, se resaltó un aspecto muy importante:
- En la junta directiva tienen que estar presentes los miembros originales de la junta y no pueden actuar por poder, mientras que en la asamblea, los accionistas sí pueden tener apoderados representándolos en la toma de decisiones.
Entonces, de acuerdo con lo discutido, aquí te presentamos de manera clara los puntos clave a considerar para garantizar una asamblea exitosa y conforme a la normativa vigente.
Importancia de las asambleas ordinarias
Las asambleas ordinarias son reuniones fundamentales que todas las asociaciones en Colombia deben celebrar anualmente antes del 31 de marzo de cada año, con el fin de revisar y aprobar los estados financieros y la gestión del periodo anterior, que corresponde al año calendario previo.
Esto significa que, para 2025, la fecha límite para la realización de la asamblea es el 31 de marzo, y la información a evaluar corresponderá al periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2024.
Revisión previa: Claves para la planeación de la asamblea
Susana Gómez y María Alejandra Medina enfatizan que la preparación previa es esencial para evitar errores que puedan comprometer la legalidad o validez de la asamblea. Algunos aspectos a considerar son:
- Normatividad vigente: Es fundamental revisar los estatutos internos de la sociedad y la legislación aplicable para garantizar el cumplimiento de todas las disposiciones legales.
- Medios de convocatoria: La convocatoria debe realizarse con la anticipación requerida y a través de los canales establecidos en los estatutos.
- Antelación a la reunión: Este es el espacio que tienen los accionistas para ejercer su derecho de inspección sobre los documentos pertinentes asegurando transparencia en la gestión. Este espacio de antelación es fijado por los estatutos de la sociedad, si no está fijado ahí, la antelación será de 5 a 15 días hábiles.
- Revisión de estatutos: Es necesario verificar que la estructura y formato de la convocatoria sean compatibles con las disposiciones estatutarias.
Elementos claves de la convocatoria y orden del día
La convocatoria de la asamblea debe contener información precisa sobre:
- Nombre de los asociados
- Naturaleza de la reunión
- Fecha, hora y lugar
- Modalidad de la reunión (presencial, híbrida o virtual)
- Orden del día detallado (cuáles temas se tratarán en la reunión)
La adaptación a nuevas tecnologías ha permitido la realización de reuniones virtuales e híbridas, lo que facilita la participación de todos los involucrados. Sin embargo, se debe garantizar que la modalidad elegida no afecte la constitución del quórum ni el desarrollo del evento.
Aspectos financieros y administrativos a considerar
Uno de los puntos fundamentales en estas reuniones es la presentación y aprobación de los estados financieros. La Superintendencia de Sociedades pone especial atención en este aspecto, asegurándose de que la información presentada sea clara y precisa. Entre los documentos que siempre deben presentarse, destacan:
- Estados financieros auditados
- Dictamen del revisor fiscal (si aplica)
- Informe de gestión de la junta directiva o representante legal
- Proyecto de distribución de utilidades
Un error común en algunas sociedades es la omisión de estos informes cuando las finanzas no reflejan utilidades. Independientemente del resultado financiero, es obligatorio presentar los documentos con un análisis detallado de la situación económica de la empresa.
Requisitos y cumplimiento del código de comercio
El artículo 446 del Código de Comercio establece los requisitos mínimos para la realización de las asambleas ordinarias. Algunos de los aspectos clave a considerar incluyen:
- Detallar honorarios y compensaciones de directivos
- Ratificación o nombramiento de nuevos miembros de la junta directiva
- Aprobación de estados financieros y distribución de utilidades
- Cierre formal de la asamblea con registro en el acta
El cumplimiento de estas disposiciones es fundamental para evitar sanciones o revisiones adversas por parte de la Superintendencia de Sociedades y esto se puede realizar en conjunto con expertos en Derecho Corporativo para garantizar asambleas en orden.
Dictamen de la revisoría fiscal y relación con los accionistas
El dictamen de la revisoría fiscal es un componente esencial en aquellas sociedades donde esta figura es obligatoria. Este documento debe presentarse dentro de los plazos establecidos y cumplir con los lineamientos normativos y estatutarios. Mantener una comunicación fluida con el revisor fiscal permite evitar contratiempos y garantizar la transparencia del proceso.
Por otro lado, el derecho de inspección es un aspecto relevante, ya que permite a los socios y apoderados revisar documentos clave como:
- Estados financieros
- Actas de asambleas anteriores
- Informes de gestión
Sin embargo, se deben excluir documentos confidenciales, secretos empresariales y contratos laborales, conforme a lo establecido por la Superintendencia de Sociedades.
Modalidad de la asamblea: Presencialidad o virtualidad
Las empresas deben determinar la modalidad de la reunión con base en sus estatutos y normativas vigentes. En caso de optar por la virtualidad, se debe garantizar:
- Monitoreo constante del quórum
- Registro de votos mediante plataformas seguras
- Registro de participaciones y decisiones en el acta
Los votos pueden registrarse de manera escrita o simultánea a través de plataformas digitales, lo que permite optimizar el proceso y mejorar la trazabilidad de las decisiones adoptadas.
Representación y delegación de poderes
Un aspecto relevante en las asambleas es la representación de accionistas mediante poderes. Es importante considerar que:
- No se requiere autenticación de firmas
- El poder debe conferir facultades claras de representación
- En juntas directivas no se puede actuar por poder, pero en asambleas sí
La verificación cuidadosa de los poderes es crucial para evitar inconvenientes en la toma de decisiones.
Entonces, para concluir es importante recalcar un concepto clave: ¡Planeación!
La planeación y la antelación a las reuniones de asambleas ordinarias son clave para su correcta celebración y gestión; así como estas asambleas ordinarias son un componente clave en la gestión general de las sociedades en Colombia. Su correcta organización mediante un calendario claro y la correcta realización de la reunión garantizan la transparencia y cumplimiento normativo, y esto se puede lograr en conjunto con expertos en el área.
Para finalizar, otro aspecto que vale la pena rescatar es la coordinación con el equipo de contadores y de revisoría fiscal para lograr tener el insumo suficiente (los estados financieros) para realizar estas reuniones.
Como se discutió en el nuevo episodio 91 de #PodcastPHR, prepararse con antelación, seguir los requisitos legales y aprovechar las tecnologías disponibles son estrategias fundamentales para llevar a cabo una asamblea exitosa.
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