Modificación al calendario para presentar información financiera de 2019
Mediante Circular Externa 100-00003 del 17 de marzo de 2020, la Superintendencia de Sociedades modificó el calendario para la presentación de los estados financieros con corte al 31 de diciembre de 2019, aplicable a las sucursales y sociedades sujetas a esta obligación. La presentación de estados financieros prevista para iniciarse el próximo 30 de marzo, se iniciará ahora desde el martes 14 de abril hasta el martes 12 de mayo, de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la empresa, sin incluir el dígito de verificación.
Este es el nuevo calendario a tener en cuenta:
Recomendaciones para la celebración de reuniones ordinarias bajo la emergencia del COVID-19 cuando no puedan celebrarse de forma no presencial
En adición a lo anterior, mediante la Circular Externa 100-00002 del 17 de marzo de 2020, la Superintendencia de Sociedades emitió sus recomendaciones para la celebración de las reuniones ordinarias de accionistas, juntas de socios o juntas directivas.
Como primera medida, recomienda que en todos los casos que sea posible, se adelanten las reuniones como no presenciales o mixtas (presenciales y no presenciales), siguiendo los lineamientos el Decreto 398 del 13 de marzo de 2020.
Para aquellos casos en que no sea posible adelantar la reunión ordinaria de manera no presencial o mixta, se recomienda a los administradores de las sociedades lo siguiente:
- Tomar las medidas sanitarias necesarias para que la reunión se realice conforme a los lineamientos de prevención y auto-cuidado que han emitido las autoridades sanitarias (i.e. distancia entre las personas, lavado de manos, antibacterial, etc).
- Si el aforo de personas que se espera que asistan a la reunión supera las restricciones señaladas por las autoridades competentes para el domicilio social, los administradores deberán comunicar de esta situación a los socios o accionistas por los mismos medios en que fue realizada la convocatoria, e informar el aplazamiento de la reunión por eventos de fuerza mayor (emergencia sanitaria). Una vez superada la emergencia sanitaria o tan pronto como la sociedad cuente con los medios para realizar la reunión de manera no presencial o mixta, los administradores deberán proceder a convocar nuevamente a la reunión. Bajo estas circunstancias, hecho el aviso descrito a los socios o accionistas, no podrá considerarse que la reunión no fue convocada o que fue convocada extemporáneamente, por lo que no procederá la reunión por derecho propio.
- Si realizada la convocatoria a la reunión bajo estos lineamientos no se obtiene el quorum deliberatorio requerido, los administradores podrán citar a una reunión bajo las reglas de reunión de segunda convocatoria establecidas en el Código de Comercio: estas reuniones también deben procurar hacerse de manera no presencial o mixta. Realizada la convocatoria para la reunión por segunda convocatoria bajo estas circunstancias, no podrá considerarse que la reunión no fue convocada o que fue convocada extemporáneamente, por lo que no procederá la reunión por derecho propio.
- Para el ejercicio del derecho de inspección, se recomienda a las sociedades establecer mecanismos virtuales a través de los cuales los socios, accionistas o administradores puedan acceder a la información requerida, con las seguridades que se consideren necesarias para resguardar la confidencialidad de la información.
Nuevos plazos para la renovación de matrícula mercantil y para reuniones ordinarias
En virtud del Decreto 434 del 19 de marzo de 2020, el gobierno nacional estableció plazos especiales para la renovación de la matrícula mercantil, el RUENOL, el Registro Único Empresarial y Social, así como para las reuniones ordinarias de las asambleas y demás cuerpos colegiados, para mitigar los efectos económicos del COVID-19 en el territorio nacional.
En virtud de lo anterior, se extendió el plazo para la renovación de la matrícula mercantil, el RUNEOL y demás registros que integran el Registro Único Empresarial y Social- RUES (con excepción del registro único de proponentes), hasta el 3 de julio de 2020.
Las personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras, con domicilio en Colombia, interesadas en participar en Procesos de Contratación convocados por las entidades estatales, deben estar inscritas en el RUP, salvo las excepciones previstas de forma taxativa en la ley. Las personas inscritas en el RUP deben presentar la información para renovar su registro a más tardar el quinto día hábil del mes de julio de 2020.
Las reuniones ordinarias de asamblea correspondientes al ejercicio del año 2019 de que trata el artículo 422 del Código de Comercio podrán efectuarse hasta dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada en el territorio nacional.
Si no fuere convocada, la asamblea se reunirá por derecho propio el día hábil siguiente al mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada en el territorio nacional, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione· la administración de la sociedad. Los administradores deben permitir el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión.
Todas las personas jurídicas, sin excepción, estarán facultadas para aplicar las anteriores reglas para reuniones presenciales, no presenciales o mixtas de sus órganos colegiados.
Puede consultar otras medidas adoptadas en el siguiente boletín.
Boletín Informativo COVID 19 | 20 de marzo
Para asuntos legales relacionados con el coronavirus, por favor comuniquese con Gabriel Sánchez al correo gabriel.sanchez@phrlegal.com
